La conservazione delle fatturePA è uno dei temi più discussi del web ove vi è ancora molta confusione. A supporto di ciò, infatti, tra i risultati di un questionario volto a migliorare il servizio offerto ai clienti, abbiamo riscontrato un numero elevato di richieste di assistenza in merito alla conservazione della fattura PA.
Chiariamo innanzitutto il concetto di fattura PA.
La fattura PA è una fattura elettronica introdotta dal Decreto Parlamentare 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni come spiegato sul sito fatturapa.gov.it.
Dopo l'emissione della fattura elettronica o fatturaPA, entrambi i soggetti, attivi e passivi, sono tenuti, in accordo con il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17/06/2014 e la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18E del 24/06/2014, a conservare la fatturaPA in rispetto delle norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
Inoltre il decreto chiarisce che la conservazione è volta a consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
I fornitori della PA sono tenuti a conservare anche le ricevute di presa in carico provenienti dal sistema di interscambio (SDI), introdotto con la Finanziaria 2008 e che stabilisce la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello stato. Le ricevute di presa in carico sono documenti legali informatici che, secondo quanto riconosciuto dalla legge, devono essere conservate insieme alla fattura.
Quali sono le forme di invio e conservazione della fattura elettronica?
Le forme di invio riconosciute e previste dal SDI sono:
- Singola Fattura
- Lotti di fatture
- Lotti di fatture in file .zip
il Sistema di Interscambio attribuisce a ogni tipologia di file una nomenclatura differente per agevolare il tracciamento.
Software Semplice integra la gestione della fatturazione alla PA con invio immediato all'SDI e l'integrazione della conservazione sostitutiva oppure il semplice download del file XML per l'invio in autonomia.