Il rilascio dell’aggiornamento 6.5 ha portato importanti cambiamenti non solo a livello di miglioramenti per l’utilizzo del software ma sono state introdotte anche numerose funzionalità tra cui la prima nota di cassa.
Cos’è la prima nota e come funziona?
La prima nota di cassa è un registro di tenuta contabile non obbligatorio a livello legislativo, ove sono riportate le movimentazioni monetarie: le entrate e uscite di cassa.
Il fatto che essa non sia prevista a livello legislativo non dimezza la sua importanza anzi, la prima nota contabile è un documento molto utile ai fini della tenuta contabile per tenere traccia dei movimenti monetari.
Infatti, la corretta redazione di tale documento, su base quotidiana o settimanale, facilita la redazione del libro giornale a fine mese.
Differenza tra il libro giornale e la prima nota:
Innanzitutto partiamo dal fatto che il primo è un documento fiscale previsto dalla legge mentre il secondo non lo è.
In secondo luogo, la prima nota non prevede alcuna forma redazionale mentre il libro giornale deve rigorosamente attenersi alla forma di scrittura previsto per la partita doppia.
In conclusione, la prima nota ha il fine di preparare la redazione del libro giornale, quest’ultimo ha il fine di determinare il reddito d’impresa in un determinato esercizio e il capitale esistente al termine dello stesso.
Quali sono i benefici della prima nota?
Considerata la prima nota come una bozza dei movimenti economici volti a facilitare la redazione del libro giornale a fine mese e quindi evitare di incorrere in faticose e lunghe procedure di recupero delle informazioni, essa presenta altri importanti benefici.
Per esempio, qualora redatta correttamente, la prima nota ti consente di tenere avere un ordine cronologico dei movimenti monetari in entrata e uscita. Non solo, ti permette di avere delle note volte a facilitare l’individuazione di ogni singolo movimento. Una sorta di promemoria con riferimento specifico al movimento monetario
Per esempio: L’azienda X effettua una vendita in data 20 Febbraio 2017 di euro 100. Questa vendita viene incassata in data 1 Marzo 2017 perciò tale movimento monetario viene riportato nella prima nota di cassa in data 1 Marzo.
Per darvi un altro esempio, sempre in tale data l’azienda X acquista materie prime per 150 euro e perciò abbiamo un movimento di cassa in uscita di 150 euro da registrare in tale data.
Nel registrare tali movimenti è consigliato l’utilizzo di note volte a facilitare l’identificazione della movimentazione. Nel nostro esempio, in data 1 Marzo abbiamo una entrata di 100 euro dovute dalla vendita di merce all’azienda Y (numero fattura 0001).
Sempre in data 1 Marzo abbiamo un acquisto di 150 euro di materie prime dall’azienda Z (numero fattura 0050).
Quali sono gli elementi per una corretta tenuta della prima nota?
Considerato che la prima nota non ha una struttura standardizzata prevista dalla legge, vi è libertà di scelta delle informazioni che essa deve contenere. La scelta di queste informazioni è basata sulle esigenze e attività di ogni singolo soggetto.
Pertanto, i nostri sono suggerimenti basati sulla nostra esperienza e sulle best practices dei nostri clienti.
Innanzitutto, essendo un documento che riporta dei movimenti di cassa è opportuno indicare la data del movimento monetario cosi da avere un ordine cronologico corretto.
In secondo luogo, indichiamo la natura del movimento, quindi se ci riferiamo ad un’entrata o ad una uscita (quindi dare o avere), il suo importo o il numero identificativo del movimento, per esempio il numero di fattura o ricevuta fiscale.
Tenuto conto di questi importanti elementi, vi consigliamo di inserire una breve descrizione che vi aiuti ad identificare questo movimento in maniera veloce.
Oltre a questi fondamentali elementi, vi sono altre informazioni secondarie che potrebbero essere aggiunte, come le partite fuori cassa, descrizione estesa della movimentazione e saldo di cassa dopo l’operazione.
Quando deve essere redatta la prima nota di cassa?
Essendo un documento non fiscale, non vi sono disposizioni in merito alla sua redazione. È buona norma, registrare i movimenti di cassa quotidianamente in modo da evitare grosse discrepanze monetarie a fine mese o ancora di inceppare in errori dovuti da in numerosi movimenti da registrare.
Quali sono i movimenti da includere nella prima nota?
Gli elementi da includere nella prima nota sono a discrezione del soggetto che redige il documento. Essi possono essere:
- Entrate relative all’emissione di una fattura o una ricevuta fiscale;
- Uscite relative al pagamento di una fattura o emissione di una ricevuta fiscale;
- Versamenti di contanti presso una banca;
- Prelievi di contanti
- Pagamenti di tasse e imposte (F24, F23 ecc)
Chi sono i soggetti interessati alla prima nota?
La prima nota è importante sia per piccoli e medi imprenditori che per soggetti professionisti.
Infatti, entrambi i soggetti hanno interesse a mantenere una corretta e completa gestione delle entrate e uscite. Oltre a questi soggetti, la prima nota è utile a semplificare il lavoro del commercialista affinché esso proceda alla corretta gestione aziendale.
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